‘Maar is er géén projectleider?’ vraagt ze, terwijl ze zoekend kijkt. ‘Nee’. Ik schud mijn hoofd. Een ander vult haar aan. ‘Dus er is wel een procesbegeleider, maar geen leider..? Zoals bij SCRUM een scrummaster?’ Ik schud weer mijn hoofd. ‘Je kan als team een procesbegeleider inkopen. Maar een projectleider die de boel bestuurt is er niet.’ antwoord ik dan.
De groep laat het langzaam tot zich door dringen, om zich daarna af te vragen wat ze er van vinden. Ondertussen geniet ik van dit moment. Voor me zitten dertig jonge ambtenaren (<35 jaar) afkomstig uit het hele land. Ze volgen een korte workshop (75min) over de Dragon Dreaming project design methode. Het is al einde middag, maar op het moment dat er cruciale dingen naar voren komen, raken ze meer betrokken.
Om aan te tonen hoe je gemakkelijk tot een gedeeld eigenaarschap komt (sommige mensen noemen dit wel een ‘zelfsturend team’, ik moet dan altijd denken aan marionetten popjes die losgebroken zijn van de touwtjes waaraan ze jarenlang dansten. Was een team dan eerst iets anders dan dat? Kan een team alleen bewegen als er een leider aan boord is?), doe ik een zwaar verkorte versie van de Creatiecirkel met ze. Een tool waarbij één persoon een wens pitcht, de procesbegeleider er een generatieve vraag van maakt en vervolgens alle aanwezigen individuele dromen noemen als antwoord op de vraag. Gezamenlijk vormt dit het mission statement van het team. Iedereen is gezien (gevierd!) en de droompitcher is opgegaan in het geheel. De eerste stap naar een gedeeld eigenaarschap is gezet!
Hierna raakt er bijna altijd iemand in de war. En dat is heel goed! ‘Moeten we al die dromen waar gaan maken?’ Nee. Dat is niet de essentie van een mission statement. Of een ‘creatiemanifest’. De essentie hier, in deze droomfase van het proces, is het gevoel van betrokkenheid en compleetheid. Alle teamleden zijn onderdeel van de wens geworden die de initiator gedeeld heeft. Toch is het fijn dat er nu al mensen zoeken naar concretisering. Dat zijn de mensen die we later in het stadium hard nodig hebben, als alles steeds concreter en doelmatiger wordt. Nu bevindt het team zich nog in de eerste fase van het proces, daar waar gedroomd wordt en de teamsfeer gemaakt wordt. De drempel naar het schrijven en uitvoeren van taken en doelstellingen is een heel ander ding. Daar begint de volgende uitdaging!
Zonder in dit blog te vervallen in een stapsgewijs proces van het maken van een projectplan, springen we meteen naar de kern van de zaak: Als je eenmaal een helder doel, deadline en concrete taken hebt, HOE tackel je dan het feit dat er niet één persoon aangewezen is om de eindverantwoordelijkheid voor het project te dragen?
Antwoord: Omdat je dat allemaal sámen doet. C’est simple! Elk teamlid draagt de eindverantwoordelijkheid.
Ingewikkelder is het niet. Zodra je de taken hebt verdeeld en de deadlines van die taken afgesproken hebt, dan is het zaak om mèt elkaar de verantwoordelijkheid op te pakken en elkáár aan de taak te houden. Niet het af te schuiven naar één of twee mensen, die het vuile werkje moeten opknappen als iemand te laat is, of een taak heeft verslonst. Nee. Die tijd is echt voorbij!
Er is een consequent gebrek aan het nemen van verantwoordelijkheid bij een groot deel van onze samenleving. Ik heb me laten vertellen dat uit onderzoek bleek dat 71% van de mensen zijn/haar mond houdt over grote vraagstukken, terwijl iemand toch echt wel een mening heeft. Dat je zwijgt op social media, op het moment dat er een gevoelig thema aangesneden wordt, lijkt het me logisch en zeer verstandig. Maar, in een team waarbij je samenwerkt, zou je je (en ik zeg het even recht voor zijn raap) kapot moeten schamen als je niet je mond open trekt op een belangrijk moment.
Als je afspreekt om een taak uit te voeren en het projectteam heeft een veilig, gezellig en open minded sfeer, dan is er geen enkele reden om niet om hulp te vragen als het je niet lukt de taak op tijd af te krijgen. Andersom geldt dat ook: Als iemand in het team zijn/haar verantwoordelijkheid niet pakt, dan mag dat uitgesproken worden met elkaar. Het niet-uitvoeren van een taak èn het elkaar daar niet openlijk en gezellig over aanspreken, betekent dus eigenlijk dat de sfeer in het team niet oke is. Dat er geen openheid en gedeeld eigenaarschap bestaat.
In het verleden (stiekem vandaag de dag ook heus nog wel heel veel) focusten we onmiddellijk op het individu dat de taak verslonsde. We bevroegen die persoon, we roddelden erover, om het vervolgens dood te zwijgen. Nonsens. En buitengewoon onhandig. De aandacht ging naar één persoon die een schuldvraag in de schoenen geschoven krijgt, terwijl het absoluut een interactief en relationeel obstakel betreft en het héle team daar dus verantwoordelijkheid voor draagt.
Waar we op horen te focussen is de vraag “Waarom heb jij je team niet op tijd ingelicht dat het niet ging lukken om je taak af te krijgen?” In plaats van “Waarom heb jij dat niet gedaan?” En deze vraag hoort elk teamlid te stellen. Elk teamlid hoort betrokken en oprecht in het proces te staan. Anders kan je beter in de zandbak gaan spelen.
Een team is alleen in staat om een gedeeld eigenaarschap te creëren (of een ‘zelfsturend team’ te worden, zo je wilt) en zonder hiërarchisch leiderschap te werken, als de randvoorwaarden bij de start van het project helder en concreet gemaakt zijn. Randvoorwaarden over: Omgangsvormen en communicatie! Die randvoorwaarden gaan níet over deadlines van taken (dat komt bij het maken van een takenlijstje pas), maar over de wijze van communiceren en interactie. Soft skills. Omgangsvormen.
‘Ja maar,’ zegt de jonge ambtenaar. ‘Iedereen weet toch wat respect is en hoe we elkaar behandelen moeten?’ ‘Ja maar,’ antwoord ik. ‘Wat we zeggen en wat we doen zijn vaak heel verschillende dingen. Zeker bij kenniswerkers. Die de hele dag achter hun computer zitten of in besprekingen. Daar is het gat tussen denken en doen, buiten hun schuld om, heel groot geworden. Ze worden afgerekend op cijfers, nota’s, caseloads en afgehandelde zaken. Voortdurend reactief en inspelend op de waan van de dag. Als je daar de hele dag mee geconfronteerd wordt, bedenk je dan nog maar eens dat het de bedoeling was om openlijk en transparant, met eigenaarschap in een project te stappen.’ ‘Dus, dat moeten we leren. Als we een project willen zonder projectleider, is het enige dat we nodig hebben eerlijk met elkaar praten en randvoorwaarden over hoe we met elkaar omgaan.’ ‘Zo, simpel is het’ zeg ik.
Fase van Teamontwikkeling:
